Thời gian là một nguồn tài nguyên quý giá cho tất cả mọi người, đặc biệt là với các founder của các doanh nghiệp khởi nghiệp – những người luôn bận rộn với danh nghĩa công ty, công việc cá nhân và việc quản lý nhân viên dưới quyền. Quản lý thời gian có thể khó khăn với khá nhiều Founder, bởi lẽ họ luôn đòi hỏi sự cân bằng hoàn hảo giữa các nhiệm vụ nhưng lại không biết cách xác định rõ đâu là điều cần ưu tiên trước nhất. Bài viết sau chia sẻ một số kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả dành cho những người khởi sự kinh doanh.
1. Lập ra danh sách ưu tiên
Thay vì gắng sức giải quyết tất cả khối lượng công việc trong cùng một lần, bạn hãy sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng của chúng và hoàn thành chúng theo thứ tự nhất định – từ công việc khẩn cấp đến ít quan trọng nhất.
Bí quyết này được dựa theo Ma trận Eisenhower – một lý thuyết quản lý thời gian nổi tiếng. Để hoàn thành ma trận, bạn cần phân bổ các nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng. Sau đó, hãy ưu tiên hoàn thành các nhiệm vụ có đồng thời mức độ khẩn cấp cao và tầm quan trọng cao trước.
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower ưu tiên thực hiện các công việc
vừa khẩn cấp vừa quan trọng
2. Tận dụng công nghệ hiện đại
Bạn có nghĩ rằng công việc chỉ thực sự hiệu quả khi chúng ta ngồi trong bốn bức tường của nơi làm việc và gò bó mình với các xấp tài liệu, báo cáo trên mặt bàn? Bằng cách sử dụng trình quản lý tác vụ mạnh mẽ tích hợp nhiều ứng dụng (Email, Calendar, Drive, Evernote,…) cùng các phần mềm quản lý công việc khác, giúp bạn đưa ra lời giải hiệu quả cho bài toán quản lý quỹ thời gian.
Công nghệ hỗ trợ bạn trong quá trình di chuyển mà vẫn tranh thủ giải quyết được công việc. Nó mang lại nhiều cảm hứng sáng tạo và năng lượng tích cực để tăng năng suất lao động – và dĩ nhiên, không để lãng phí chút thời gian nào cả. Tận dụng tối đa các thiết bị hiện đại như smartphone, laptop và các ứng dụng công nghệ 4.0.Bằng cách đó, CEO có thể lập kế hoạch công việc, theo dõi các dự án từ xa một cách hiệu quả, thậm chí tham gia vào các cuộc họp quan trọng như thường.
3. Đơn giản hoá các quy trình phức tạp
Để quản lý thời gian hiệu quả, các nhà lãnh đạo phải bám sát vào tầm nhìn của doanh nghiệp và đơn giản hóa các quy trình phức tạp, giúp bạn luôn giữ được phong cách quản lý hiện đại, bình tĩnh và thân thiện. Nói cách khác, bạn cần đặt ra tiêu chuẩn cụ thể để sắp xếp và thực hiện công việc, luôn tuân thủ nguyên tắc nhất định và dựa theo đó để lên thời gian biểu một cách khoa học. Cách làm này có thể giảm thiểu tối đa rủi ro so với một quy trình phức tạp. Ngoài ra, khi có vấn đề phát sinh, thái độ tích cực và sự lạc quan sẽ giúp bạn nhanh chóng giải quyết xung đột và tiết kiệm thời gian.
4. Tuyệt đối không chần chừ
“Không trì hoãn” là một bí quyết cần thiết để quản lý tốt quỹ thời gian. Trong đó, 3 hành động cụ thể được đưa ra là:
- Tập trung cao độ trong khi làm việc, không để bị phân tâm bởi những tác động bên ngoài
- Luôn nỗ lực không ngừng để giải quyết công việc triệt để
- Tự thưởng cho mình sau mỗi thành tích đạt được để có thêm động lực
Tương tự như tư tưởng trong Quy tắc 2 phút: Nếu một đầu việc có thể được thực hiện trong 2 phút, thì hãy thực hiện nó ngay bây giờ.
Quy tắc 2 phút ra đời để hạn chế biến khái niệm “trì hoãn” thành “không bao giờ”
5. Dậy sớm hằng ngày
Đừng bắt đầu một ngày mới bằng việc đi thẳng đến văn phòng. Cố gắng luôn dậy sớm hơn 30 – 45 phút mỗi ngày để dành thời gian cho các hoạt động cá nhân như tập thể dục, ăn sáng, xem tin tức, thư giãn hoặc bất cứ việc gì mà bạn muốn làm. Đây là một cách dễ dàng nhưng hiệu quả để khởi động cho một ngày làm việc tập trung và giàu năng lượng.
Có nhiều phương pháp khác nhau để quản lý và sử dụng thời gian hiệu quả. Như đã đề cập ở trên, mỗi người có cách quản lý quỹ thời gian khác nhau, nhưng tất cả đều có một điểm chung là một kế hoạch quản lý thời gian rõ ràng – có thể tận dụng triệt để thời gian. Bạn hoàn toàn có thể thử nghiệm và thành công bằng cách riêng của mình, miễn là nó hoạt động tốt và hình thành nên kỹ năng quản lý thời gian phát huy tác dụng.
Trần Văn Lưu.