Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đều cần trợ giúp quản trị, nhưng việc có nhân viên toàn thời gian tại chỗ có thể rất tốn kém. Nhập trợ lý ảo (VA), các chuyên gia quản trị, những người cung cấp nhiều loại dịch vụ từ xa, hoạt động như các doanh nghiệp nhỏ của riêng họ.

Thông qua công nghệ như phần mềm cộng tác đám mây, hội nghị truyền hình, ứng dụng quản lý dự án và nhắn tin tức thời, các doanh nhân muốn thành lập công ty trợ lý ảo có tất cả các công cụ họ cần để làm việc thành công với khách hàng doanh nghiệp.

Michelle Anastasio-Festi, Giám đốc điều hành và người sáng lập CT Virtual Assistance, cho biết: “Các lý do để sử dụng công ty VA đã trở nên theo nhu cầu, tùy chỉnh và định hướng dịch vụ hơn. “Nó không chỉ là giảm chi phí hoặc cần thêm thời gian, (và các doanh nghiệp hiện đang) tập trung vào bức tranh lớn hơn về cách thuê VA có thể giúp họ đạt được mục tiêu kinh doanh nhanh hơn hoặc quảng bá thương hiệu hoặc dịch vụ của họ.”

1. Đọc, nghiên cứu và mạng.

Tự hoạt động với tư cách là một VA có thể cảm thấy như bạn là chính mình, nhưng trên thực tế, có những nhóm chuyên môn, diễn đàn trực tuyến và sách hỗ trợ bạn trong giấc mơ kinh doanh của mình. Bằng cách đọc và nghiên cứu những dịch vụ mà VA có thể thực hiện, bạn có thể thu hẹp các dịch vụ của riêng mình. Và bằng cách kết nối với các VA khác, bạn có thể hưởng lợi từ công việc hợp đồng phụ hoặc lời khuyên từ các VA đã thành lập hơn.

Julie Perrine, CAP-OM, cho biết: “Hầu hết các VA đều rất vui khi được giúp đỡ một người mới tham gia vào lĩnh vực này. Và ngay cả khi họ không có bất kỳ hợp đồng phụ nào, họ vẫn có thể giới thiệu bạn với một người đã làm việc đó” , MBTI Certified, với  All Things Admin.

2. Xây dựng kế hoạch kinh doanh.

Như với bất kỳ doanh nghiệp nào, bạn cần xây dựng kế hoạch kinh doanh trước khi thành lập công ty VA. Kế hoạch kinh doanh là một bản phác thảo về công ty của bạn và cách bạn dự định hoạt động. Kế hoạch kinh doanh đóng vai trò như một mốc thời gian cho công ty của bạn. Ngoài ra, nếu bạn định tìm kiếm các khoản vay hoặc nhà đầu tư cho doanh nghiệp VA, người cho vay sẽ yêu cầu một bản sao kế hoạch kinh doanh của bạn.

3. Chọn cấu trúc kinh doanh của bạn.

Cấu trúc doanh nghiệp của bạn là một yêu cầu trước khi công khai các dịch vụ của bạn. Có nhiều cấu trúc kinh doanh có sẵn. Theo Cơ quan quản lý doanh nghiệp nhỏ, quyền sở hữu duy nhất là lý tưởng cho các dự án kinh doanh rủi ro thấp hoặc các cá nhân muốn thử nghiệm vùng biển với công ty mới của họ trước khi chính thức hóa kế hoạch. Các tùy chọn cấu trúc bổ sung bao gồm công ty, LLC và quan hệ đối tác. Tất cả các cấu trúc đều có ưu và nhược điểm về thuế.

Trước khi ra mắt, hãy kiểm tra với thành phố của bạn về bất kỳ yêu cầu cấp phép nào bạn có thể cần cho doanh nghiệp mới của mình.

4. Mở rộng bộ kỹ năng của bạn.

Trở thành một VA còn nhiều điều hơn là giúp đỡ các công việc mà khách hàng của bạn cần bạn làm. Có kinh nghiệm văn phòng sẽ giúp bạn trong các công việc hàng ngày, nhưng với tư cách là một doanh nghiệp độc lập, bạn cần phải học các nguyên tắc về cách điều hành nó.

Tim Petree, phó chủ tịch cấp cao của BST Concierge cho biết: “Làm việc ảo nghĩa là bạn phải thực hiện kỷ luật cao  . “Bạn là ông chủ của chính mình, (nhưng) những quy tắc của công ty từng có vẻ là một lực cản có thể giúp bạn thoát khỏi sự hủy hoại tài chính khi bạn là CEO hoặc chủ sở hữu duy nhất. Nếu có, bây giờ bạn phải thông thạo mọi lĩnh vực kinh doanh quản trị – bán hàng, tiếp thị, CNTT, dịch vụ khách hàng, quản lý dự án, phải thu, phải trả và tuân thủ. “

5. Giao tiếp rõ ràng.

Như với bất kỳ loại công việc ảo nào, việc không có mặt tại văn phòng để giao tiếp trực tiếp với khách hàng của bạn có thể gây ra một số khó khăn nếu thông tin liên lạc của bạn hoặc họ không rõ ràng. Các VA thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng hàng ngày để duy trì hoạt động kinh doanh, vì vậy, việc hiểu rõ yêu cầu của bạn với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ là chìa khóa dẫn đến sự hài lòng của khách hàng.

6. Tiếp thị doanh nghiệp của bạn.

Tiếp thị là điều cần thiết khi phát triển một doanh nghiệp VA thành công. Nghiên cứu từ khóa sẽ giúp bạn bắt đầu lên kế hoạch tiếp thị cho công ty của mình. Tìm hiểu những từ khóa mà khách hàng đang sử dụng để tìm các dịch vụ VA. Các công cụ như Moz rất hữu ích trong việc nghiên cứu các thuật ngữ từ khóa. Khi bạn chọn từ khóa của mình, hãy tích hợp chúng vào tất cả các tài liệu tiếp thị cho doanh nghiệp VA. Các nỗ lực tiếp thị của bạn nên bao gồm một trang web chuyên nghiệp và thân thiện với người dùng. Một trang web được thiết kế tốt và tối ưu hóa sẽ thu hút khách hàng mới. Tiếp thị truyền thông xã hội cũng nên là một phần trong chiến lược cho dự án VA của bạn.

7. Thích ứng với nhu cầu của khách hàng.

Với tư cách là VA và là chủ doanh nghiệp, bạn cần có khả năng cung cấp chính xác những gì mà mỗi khách hàng cần. Bạn nên xác định cấu trúc tốt nhất cho các gói dịch vụ và giá cả dựa trên những gì khách hàng của bạn đang tìm kiếm.

Anastasio-Festi cho biết: “Một VA cung cấp cho các chủ doanh nghiệp cơ hội có được chính xác những gì họ cần, khi họ cần, như gọi món từ thực đơn. “Bởi vì hầu hết các VA cung cấp nhiều loại dịch vụ cho các ngành khác nhau, nên việc ai cần gì nhiều nhất sẽ trở nên khó hiểu. [Công ty của chúng tôi] đang rời xa những người giữ chỗ hàng giờ và hướng tới việc tùy chỉnh các gói hàng tháng riêng lẻ phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng.”

P.Vương (businessnewsdaily.com)